○長門市文書取扱規程
| (平成17年3月22日訓令第5号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第8条)
第2章 文書取扱帳簿及び文書記号番号(第9条－第12条)
第3章 文書の収受(第13条－第15条)
第4章 文書の処理(第16条－第20条)
第5章 電子文書の収受(第21条－第25条)
第6章 起案及び決裁(第26条－第39条の2)
第7章 文書の施行(第40条－第49条)
第8章 文書の整理、保存、廃棄等(第50条－第67条)
第9章 秘密文書の取扱い(第68条－第75条)
第10章 補則(第76条・第77条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、文書の取扱いについて、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(用語の定義)
第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム、テープ及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作成された記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 図書館その他の施設において一般の利用に供することを目的として管理されているもの
ウ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がなされているもの
(2) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(文書の体裁に関する書式情報を含むものに限る。)をいう。
(3) 電子情報 文書のうち電磁的記録であって、電子文書を除くものをいう。
(4) 文書管理システム 文書の起案、承認、決裁、保管、保存、管理等を行うための情報システムで総務課が所管するものをいう。
(5) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書作成義務)
第3条 事案を処理する場合は、原則として文書を作成しなければならない。
(文書事務処理の原則)
第4条 文書に関する事務処理は、文書管理システムによって行うことを原則とする。
2 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、検索しやすいように整理し、事務能率の向上に努めなければならない。
(文書事務の統括)
第5条 総務課長は、市における文書事務を統括する。
2 総務課長は、各課(これに相当する組織を含む。以下同じ。)の文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。
3 総務課長は、各課(局を含む。以下同じ。)の文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。
(各課の長の責務)
第6条 各課の長は、常に所管の課における文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
2 前項における文書事務の処理を補佐するために文書取扱主任者を置く。
3 文書取扱主任者は、課の庶務を担当する課長補佐(課長補佐を置かない課にあっては、課長補佐と同等の職にある者又は課長が指名した者)をもって充てる。
4 各課の長は、前項の文書取扱主任者を指名したときは、速やかにその職氏名を総務課長に通知しなければならない。
5 各班(班を置かない室を含む。)に文書取扱者を置く。
6 文書取扱者は、係長級の職員（係長級職員を置かない班にあっては、課長が指名した者）をもって充てる。
(文書取扱主任者の職務)
第7条 文書取扱主任者は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の処理の促進に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
2 文書取扱主任者は、当該課における文書管理システムの運用管理のため必要な処理を行う。
3 文書取扱者は、文書取扱主任者の指導を受け、次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 資料並びに図書の整理、保管及び利用に関すること。
(3) 未完結文書の追求に関すること。
(4) 完結文書の持出し及び貸出しに関すること。
(5) 完結文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。
(6) 収受簿及び発信簿への登録に関すること。
(7) 簿冊の作成、変更及び削除に関すること。
(8) 前各号に掲げるもののほか、文書の整理、保管及び保存に関すること。
(文書取扱主任者会議)
第8条 総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書取扱主任者会議を招集するものとする。
第2章 文書取扱帳簿及び文書記号番号
(総務課における文書管理の帳簿)
第9条 総務課に次の帳簿を置く。
(1) 特殊物件交付簿(別記様式第1号)
(2) 議案番号簿
(3) 公告式番号簿
(4) 要綱・内規件名簿
(5) 電報発信簿(別記様式第2号)
(6) 文書台帳
(7) 廃棄文書目録
(文書管理システムで管理する帳簿)
第10条 次の帳簿は文書管理システムにより管理する。
(1) 簿冊目録
(2) 収受簿
(3) 発信簿
(4) 公印押印台帳
(5) 文書目録
(帳簿の作成)
第11条 前2条に規定する帳簿は、会計年度により作成するものとする。ただし、議案番号簿、公告式番号簿及び要綱・内規件名簿は、暦年により作成するものとする。
(文書の記号及び番号)
第12条 収受し、又は発送する文書には、市、部、課、班等の頭文字1字又は2字の文字からなる記号を付し、課別の収受番号を記載しなければならない。ただし、回覧等の後即廃棄する軽易な文書及び各課の間の往復文書にあっては「事務連絡」と表示することによって、記号及び番号の記載を省略することができる。
2 文書の番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め、翌年3月31日に終わる。ただし、例規番号等これにより難いものについては、この限りでない。
3 同一事件が年度を越えてなお継続する場合は、当初番号を付した日の属する年を表す数字を記号に冠しなければならない。
第3章 文書の収受
(文書の収受及び配布)
第13条 本庁に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、総務課で受領するものとし、次に掲げるところにより処理するものとする。
なお、電子文書の処理については、次章に定めるところによる。
(1) 市長、副市長又は市あての文書を開封すること。ただし、親展(秘)文書、書留文書、現金若しくは有価証券類封入の明示のある文書(以下「特殊物件文書」という。)その他開封が特に必要でないと認められる文書又は物品は、この限りでない。
(2) 受領した文書は、原則として当日中に総務課に設けた文書配布棚により主管課に配布すること。
(3) 特殊物件文書は、特殊物件交付簿に差出人その他を記録の上、名あて人に配布し、受領印を徴すること。
(4) 訴訟、審査請求その他到達の日時が権利の得喪に係ると認められる文書及び事務処理の期限が定められている文書は、封書に総務課の受付印を押し、その下に到達日時を明記して総務課の文書取扱者がこれに押印すること。
(5) 2部又は2課以上に関係のある文書は、総務課長が最も関係の深いと認める課を決定し、当該課に配布すること。
(6) 文書及び物品の収受に関し、送達証明を要するものがあるときは、総務課(郵便物の場合は、総合窓口課)において受領証を交付し、又は受領印を押すこと。
2 郵便料金の未納又は不足の文書があるときは、総務課長は、当該文書の主管課の長と協議の上、公務に関するもの又は特に受理する必要を認めたものに限り、その料金を支払って、収受することができる。
(支所における文書の収受及び配布)
第14条 支所に到達した文書は、支所で受領するものとする。
2 前条の規定による処理は、前項により受領した文書について準用する。この場合において、前条第1項中「総務課」とあるのは「支所」と、前条第1項第5号及び同条第2項中「総務課長」とあるのは「支所長」と、前条第1項第6号中「総合窓口課」とあるのは「支所」と読み替えるものとする。
(執務時間外に到達した文書の収受)
第15条 執務時間外に到達した文書の取扱いについては、長門市宿日直勤務規程(平成17年長門市訓令第19号)の定めるところによる。
第4章 文書の処理
(文書の収受手続)
第16条 文書取扱主任者は、配付を受けた文書及び直接担当課で受領した文書並びに市長部局内の部課相互間で収発する文書(以下「庁内文書」という。)で収受したものを、次に定めるところにより自ら処理するもののほか文書取扱者に処理させなければならない。
(1) 親展文書を除きすべて開封して内容の確認をすること。
(2) 文書の余白に収受印(別記様式第3号)を押すこと。ただし、次に掲げるものは、収受印の押印を省略することができる。
ア 軽易と認められ回覧等の後即時廃棄する文書
イ 定例的な文書
ウ 事務連絡文書
(3) 課内の各職員の事務分掌が決まっているものはその事務処理担当者(以下「担当者」という。)に渡し、異例又は重要なものは課長の指示を受けること。
(4) 親展文書は、直接名あて人に渡すこと。
(5) 文書取扱主任者、文書取扱者又は担当者は、文書管理システムに必要な事項を登録するとともに、文書に文書番号を記入すること。ただし、第2号アに掲げるものは、文書管理システムへの登録及び文書番号の記入を省略することができる。
(6) 文書管理システムへの登録に当たっては、収受した文書をスキャナにより読み取り、電子文書として添付すること。ただし、文書の特性によりスキャナにより読み取ることが困難なものはこの限りでない。
(7) 前号の規定によるスキャナにより読み取った文書のうち収受した文書の原本が必要なものは、原本も別途編冊して保管すること。
(8) 第5号の規定にかかわらず、大量に、又は定例的に取り扱う申請書、届書、証明願等で同号の手続に代わる処理手続を明確にしているものについては、それにより行うこと。ただし、文書管理システムへの登録は一括して行うこと。
(9) 配布を受けた文書でその所管に属さないものは、理由を付して総務課長へ返すこと。この場合において、文書管理システムへの登録及び文書番号の記入は行わないこと。
(他の課に関係のある収受文書の取扱い)
第17条 収受した文書のうち他の課に関係のある文書は、速やかに関係のある課に回覧するか、又は写しを送付し、必要がある場合は写しをもって同時に照会する等適当な措置を講じなければならない。
(収受文書の閲覧)
第18条 第16条の規定により収受した文書は、必要な関係職員に供覧するとともに、次に掲げるものは、速やかに課長の閲覧に付し、その指示を受けなければならない。
[第16条]
(1) 当該文書の収受を課長が確認する必要のあるもの
(2) 重要な事案で処理について直接指示を必要とするもの
(3) 処理について長期の日時を要すると認められるもの
(処理方針及び即日処理の原則)
第19条 課長は、収受した文書の処理に当たり、自ら処理するもののほか、当該事務を担当する班長(以下「担当班長」という。)に処理方針を示し、絶えず文書の処理に留意し、事案が完結するまでその経過を把握しておかなければならない。
2 当該事務の担当者は、事案を次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 原則として即日処理すること。
(2) 処理期限のあるものは、必ずその期限までに処理すること。
(ファクシミリで受信した文書の収受)
第20条 第16条から前条までの規定は、ファクシミリで受信した文書の収受についても準用する。
[第16条]
第5章 電子文書の収受
第21条及び
第22条 削除
(電子メールの受領)
第23条 各課の組織用電子メールアカウントあての電子メールは、課長が指名した組織用電子メール受信担当者が受信し、自ら収受処理を行う場合を除き、速やかに担当者に転送しなければならない。
2 職員用電子メールアカウントあての電子メールは、当該職員が収受処理を行うものとする。
3 受信した電子メールが他の所管に係るものであることが判明した場合は、当該電子メールを速やかに該当する課の組織用又は職員用の電子メールアカウントに転送するとともに、送信者に転送先を通知し、再配付の記録を残すものとする。ただし、転送すべき所属が、電子メールの受信ができない場合は、文書を印刷し、当該所属に配付するとともに、送信者に配付先を通知し、再配布の記録を残すものとする。
(電子文書の収受)
第24条 各課で受領し、又は配付を受けた電子文書は、文書取扱主任者又は担当者が文書管理システムに必要事項を登録し、当該電子文書を添付文書として保存する。
2 電子文書のフォーマットが異なる等の理由のため文書管理システムに保存できない電子文書は、当該電子文書を保存している電子媒体のラベル等に必要事項を記載し、文書管理システムに必要事項を登録する。
(収受した電子文書の処理)
第25条 第17条から第19条までの規定は、収受した電子文書の処理についても準用する。
第6章 起案及び決裁
(起案)
第26条 起案は、原則として文書管理システムによるものとし、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 起案に添付する文書(以下「添付文書」という。)がない場合又は添付文書の全部を容易に電子文書にすることができる場合 文書管理システムにより電子的に起案
(2) 添付文書を容易に電子文書とすることが困難であり、かつ、当該文書が意思決定の重要な要素でない場合 当該添付文書を要約した電子文書を添付して文書管理システムにより電子的に起案
(3) 添付文書を容易に電子文書とすることが困難であり、かつ、当該文書が意思決定の重要な要素である場合 文書管理システムに必要事項を登録した後、紙に印刷した起案票により起案
(4) 法令等で規定されている様式がある場合又は独自の様式で起案することが合理的である場合であって、文書管理システムにより起案し難い場合 当該様式により起案
(5) 前号により起案した文書は、決裁後文書管理システムに必要事項を登録すること。
(起案文書の作成)
第27条 起案文書は、次に定めるところにより作成しなければならない。
(1) 事案ごとに起案すること。ただし、関連事項は、支障のない限り一括して起案すること。
(2) 2以上の課の所管に属する事務に関するものであるときは、あらかじめ関係各課と十分協議し、最も関係の深い課で起案し、関係の課に合議すること。
(3) 起案文書には、内容のよくわかる件名を付け、処理の目的、理由、説明、経過等を記し、必要のあるときは、関係法令、例規、予算関係等を付記するとともに、関係文書及び参考資料を添付すること。
(4) 文案は、長門市公文例式及び用字、用語等に関する規程(平成17年長門市訓令第6号)の定めるところにより作成すること。
(5) 長門市事務決裁規程(平成17年長門市訓令第4号。以下「決裁規程」という。)の定めるところにより決裁区分及び合議先を設定すること。この場合において、合議は最小限にとどめなければならない。
(6) 起案者の所属、起案年月日、文書を保管する簿冊名等の所要事項を記入すること。
(発信者名及びあて先名)
第28条 施行を要する文書の発信者名は、原則として市長その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。ただし、事務連絡等軽易と認められるものについては、部課長名等の職氏名を用いることができる。
(事務担当の表示)
第29条 施行する一般文書には、当該文書の末尾に課名、班名、電話番号等を表示する。
(回議及び合議の順序)
第30条 起案文書は、必要な関係職員に供覧の上、担当班長から順次所属上司の承認を経て、決裁者の決裁を受けなければならない。
(代決及び後閲)
第31条 決裁者が出張又は休暇その他の事由により不在であるときに、決裁規程の定めるところにより代決する者は、次に定めるところにより、その旨を明らかにしなければならない。
(1) 文書管理システムで回議された起案文書 代決者としての操作を行うこと。
(2) 文書管理システム以外の方法で回議された起案文書 起案文書の該当押印欄に「代」と朱書きすること。
2 代決を行った場合において、決裁者の後閲を要するものは、起案票の所定欄に「要後閲」と明記し、代決後起案者の責任において速やかにその報告をしなければならない。
3 班長以上の職にある者で決裁者より下位の職にある者が不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、上司は当該職員を後閲扱いとし、文書を引き上げ、承認又は決裁を行うことができる。
(回議中の訂正)
第32条 回議を受けた者が、起案文書の内容を加除訂正したときは、その記録を残し、特に重要な訂正の場合、その理由を記入しなければならない。
(合議文書の処理)
第33条 決裁規程の規定により合議を受けた者は、直ちに意見を調整し、異議のないときは承認し、意見があるときは理由を付して起案文書を担当課に差し戻さなければならない。
2 合議を受けた者が決定に日時を要するときは、その理由を担当課長に通知しなければならない。
3 合議先の承認は、課長以上とする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては、この限りでない。
(合議文書を変更し、又は廃案した場合の処置)
第34条 重要な合議事件であって、上司の命によりその原案を変更し、又は廃案したときは、起案者においてその旨を合議先に通知しなければならない。
(決裁日)
第35条 決裁者が決裁を行ったとき(決裁者の決裁後に合議を受けた場合は当該合議が終了したときをいう。)は、決裁済みの起案文書(以下「決裁文書」という。)に決裁日を記入しなければならない。
(議案、法規文書等の処理)
第36条 議会の議案又は議会に報告する案件は、決裁文書及び添付文書の写し(以下「決裁文書等」という。)を総務課長に送付しなければならない。条例、規則、訓令、告示、公告等(以下「例規文書」という。)を公示令達しようとするときも、また同様とする。
2 総務課長は、前項の規定により決裁文書等の送付を受けたときは、議案番号簿又は公告式番号簿に登載し、所定の手続を採らなければならない。
3 第1項の案件が議会の議決を経たとき、若しくは議会に報告を終えたとき、又は同項の文書を公示令達したときは、総務課長はその旨及び年月日を担当課に通知しなければならない。
(文書の審査)
第37条 文書の適正かつ統一を図るため、次に掲げる文書は、副市長の決裁を受ける前に別に定める長門市法令審査会の審査を受けなければならない。
(1) 条例及び重要な規則の制定、全部改正及び廃止に関するもの
(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの
(3) その他市長が特に必要と認めるもの
(電話又は口頭による照会等の取扱い)
第38条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を明記し、この訓令により処理しなければならない。
(作成文書の登録)
第39条 職員が組織的に用いるものとして職務上作成した文書は、決裁文書以外のものも文書管理システム又は文書目録に必要事項を登録しなければならない。
2 前項により登録する文書が電子文書の場合は、当該電子文書を文書管理システムに原本として保管するものとする。
(決裁終了後の決裁文書の修正の禁止)
第39条の2 決裁終了後に決裁文書を修正してはならない。ただし、決裁文書中に、決裁終了時点において決裁者の意図していなかった誤りが存在する場合においては、決裁文書の決裁者による修正を行うための決裁（以下「修正のための決裁」という。）を経て修正を行うことができる。
2 修正のための決裁には、当初の決裁文書からの修正の箇所及び内容並びに修正の理由を明記しなければならない。
3 意思決定の内容そのものが記載されている、直接的な決裁対象となる行政文書（以下この条において「決裁対象文書」という。）について修正を行った場合、その原本は、修正のための決裁により修正が行われた後の決裁対象文書とする。
第7章 文書の施行
(施行する文書の確認)
第40条 施行を要する文書は、決裁文書との照合を行わなければならない。
(公印)
第41条 施行を要する文書は、法令等で定めるものを除き、すべて公印を押さなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、決裁文書と契印しなければならない。ただし、軽易な文書は、公印及び契印を省略することができる。
2 庁内文書(辞令、身分証明書等権利義務に関するものを除く。)には公印を省略する。
3 公印は、発信者名の最後の字の半分に掛けて押印する。
4 勤務時間外に公印を使用する場合は、あらかじめ公印保管者の承認を受けなければならない。
(電子署名)
第42条 施行文書に電子署名の付与を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済みの原議書を当該文書に添えて、文書取扱主任者又は総務課長に示し、電子署名の付与を請求するものとする。
2 文書取扱主任者又は総務課長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を前項の原議書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
(文書の発送)
第43条 文書の発送は、総務課、支所及び消防本部総務課(以下次条及び第46条において「総務課等」という。)において郵送により行うものとする。
2 直接担当課が発送する必要のある文書は、総務課長の承認を得て、担当課において発送することができる。
3 前項の場合において、郵便切手を必要とするときは、切手、はがき整理簿により総務課長に請求することができる。
(発送手続)
第44条 文書取扱主任者又は文書取扱者は、郵送を要する文書を取りまとめ、午後3時までに総務課等に送付しなければならない。
(総務課等における処置)
第45条 総務課等は、各課から発送文書の送付を受けたときは、その量目及び料金を調査し、料金後納郵便物差出票により発送しなければならない。
2 文書の発送は、長門市の休日を定める条例(平成17年長門市条例第2号)第1条第1項各号に掲げる日(以下「休日」という。)を除く日に行い、その発送時間は午後4時とする。ただし、割引適用のある郵便物について、数量が割引適用数に満たない場合には発送を行わないことができる。この場合においては、その翌開庁日に発送するものとする。
(ファクシミリによる文書の施行)
第46条 照会、回答、通知、依頼、送付、報告等で次の各号のいずれにも該当する文書は、ファクシミリにより施行することができる。
(1) 権利義務に関係ないもの
(2) 秘密を保持する必要のないもの
(3) 公印の押印を省略することができるもの
(4) 相手方がファクシミリによる文書の施行を了承したもの
2 ファクシミリにより文書を施行した場合は、電話等で到着の確認を行わなければならない。
第47条 削除
(電子メールによる文書の施行)
第48条 軽易な電子文書については、LGWANの電子メール機能を用いた電子メールを利用して施行することができる。この場合において、電子署名の付与を省略することができる。
2 インターネットを利用した電子メールで文書を施行する場合は、データの暗号化等の必要な措置を講じなければならない。ただし、次の各号のいずれにも該当する文書は、この限りでない。
(1) 権利義務に関係ないもの
(2) 秘密を保持する必要のないもの
(3) 公印の押印を省略することができるもの
(4) 相手方の住所、氏名等の本人確認をする必要のないもの
(5) 相手方がインターネットを利用した電子メールによる文書の施行を了承をしたもの
(庁内文書の施行)
第49条 庁内文書は、文書管理システムによるシステム施行、職員共通システムの電子掲示板等への掲載、庁内電子メールによる送付等の電子的方法で施行することを原則とする。
第8章 文書の整理、保存、廃棄等
(文書整理の原則)
第50条 文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。
2 作成施行された文書は、的確に整理保管し、必要に応じて目的のものを迅速に取り出して利用できるように集中管理しなければならない。
3 未完結文書(決裁又は閲覧等の事案の処理がまだ完結していない文書をいう。)は、常にその所在を明らかにし、整理し、担当者以外の者でも当該文書の所在及び処理状況を知ることができるようにしておかなければならない。
(文書管理システムの運用管理)
第51条 文書管理システムの運用管理は、総務課長が行う。
2 総務課長は、所属職員のうちから文書管理システムの運用管理担当者を指名する。
3 総務課長は、文書管理システムが正常に稼動し、電子文書が改ざん、漏えいされることのないよう、文書管理システムのアクセス管理、データのバックアップ等の必要な措置を講じなければならない。
(簿冊の登録及び作成)
第52条 各課の文書取扱主任者は、文書を保管するための簿冊を、次に定めるところにより作成する。
(1) 電子文書は、文書管理システムで保管することとし、文書管理システムに必要事項を登録して電子的な簿冊(以下「電子簿冊」という。)を作成する。
(2) 紙の文書を編集する簿冊は、文書管理システムに必要事項を登録した後、文書管理システムから印刷した表紙及び背表紙を添付して作成する。
(3) 簿冊は、原則として会計年度ごとに作成し、別表に定める保存期間の基準を基に文書分類及び保存年限を明記する。
[別表]
(文書の編集)
第53条 担当者は、次に定めるところにより文書を簿冊に編集しなければならない。
(1) 2以上の分類に関連する事案に係る文書は、最も関係の深い分類によること。
(2) 相互に関係がある文書で、その保存期間が異なるものは、同一事案に係る文書として編集することが適当なときに限り、長期間の種別とすること。
(3) 電子文書は、文書管理システム内の電子簿冊に編集すること。
(4) 紙の文書は、施行月日順に編集し、他日指令又は回答があったときは、申請書又は照会文書の次に編入すること。
(5) 附属図表等で文書に編入が不便なものは、紙袋等に収めて整理すること。
(6) 編冊の厚さは、10センチメートルを限度とし、それを超える場合は、分冊とすること。ただし、特に必要があるものは、この限りでない。
2 少量の文書は、数箇年を通じて合冊することができる。この場合において、年度区分を明らかにするため区分紙を差し入れなければならない。
3 文書(電子文書を除く。)は、暦年編集したものは毎年1月末までに、会計年度編集したものはその年の6月末までに、製本しなければならない。
(保存期間及び標準色)
第54条 完結文書の保存期間の種別及びその編集に当たっての標準色は、次のとおりとする。ただし、法令等で保存期間について別に定めのあるものは、当該法定期間によることができる。
| 保存期間 | 標準色 |
| 永年 | 赤 |
| 10年 | 緑 |
| 5年 | 黄 |
| 3年 | 淡青 |
| 1年 | 白 |
2 文書の保存期間は、別表に定めるところによる。
[別表]
(文書の完結日)
第55条 文書の完結の日は、次の各号に定める区分に従い、当該各号に定める日とする。
(1) 議案 議会の議決を経た日
(2) 議会に報告する案件 議会に報告した日
(3) 例規文書 公示又は令達をした日
(4) 照会、進達、副申、申請等の往復文書 それらに対して回答、通達、許可の指令等を発送し、又はこれらが到達した日
(5) 伺い、復命書、届等で上司の決裁を必要とするもの その決裁が終わった日(閲覧を必要とするものは、閲覧が終わった日をいう。)
(6) 帳簿類 当該帳簿類閉鎖の日
(7) 訴訟関係書類 当該事件が完結した日
(8) 出納に関係する証拠書類 当該出納のあった日
(9) 契約関係文書 当該契約事項の履行の終わった日
(10) その他一般文書 当該文書の案件が施行された日
(保存期間の起算)
第56条 完結文書の保存期間は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書番号が暦年によるものは、当該文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(文書の保存)
第57条 文書取扱主任者は、毎年6月末までに、第53条の規定により編集した文書については、文書目録を2部作成し、総務課に提出しなければならない。
[第53条]
2 総務課は、前項の文書目録を受領したときは、そのうち1部に受領印を押し、主管課に返還しなければならない。
3 文書取扱主任者は、文書目録を作成した後、第53条の規定により編集した文書を書庫に保管するものとする。
[第53条]
4 課長は、課に保管している文書と文書目録とを年1回照合する等保存文書の管理を行わなければならない。
第58条 削除
(完結文書の保管)
第59条 完結文書は、担当課において保管するものとする。
第60条 削除
(完結文書の保存)
第61条 各担当課長は、保存期間が5年以上の完結文書のうち担当課において常時使用する台帳、名簿その他の文書以外の文書(以下「保存文書」という。)を書庫へ収納し、所定の年限保存しなければならない。
(書庫の管理)
第62条 総務課長は、書庫を管理し、保存文書の整理整とんに努めなければならない。
2 書庫内においては、火気を厳禁し、非常災害に対する処置を講じなければならない。
3 保存期間が3年以下のものであっても、総務課長の承認があったものは、書庫に保管することができる。
4 担当課長は、書庫に収納する自課の保存文書を管理し、整理整とんに努めなければならない。
(文書の管理者)
第63条 保存文書は担当課長が管理する。
(文書台帳)
第64条 第57条により提出された文書目録は、総務課において、これを各課に分類の上年度ごとに綴り、文書台帳として永久に保存しなければならない。
[第57条]
(保存文書の貸出閲覧)
第65条 保存文書は、必要に応じ貸出し又は閲覧に供するものとする。
2 貸出し又は閲覧を受けようとする者は、保存文書を管理する担当課長に届け出なければならない。
3 保存文書の貸出期間は、5日以内とする。ただし、やむを得ない理由があるときは、この限りでない。
4 保存文書は、庁外に持ち出し、又は他に転貸することはできない。ただし、特に必要がある場合で総務課長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の廃棄)
第66条 保存期間が満了した文書は、次の手順により廃棄する。
(1) 各担当課において毎年6月末日までに廃棄文書一覧を作成し、総務課に提出する。
(2) 前号のほか文書を廃棄する場合においては、担当課は事前に廃棄文書一覧を作成し、総務課に提出しなければならない。
(3) 総務課長は、前２号により提出された廃棄文書一覧を精査し、廃棄が適当と認めたときは、当該担当課に廃棄を指示する。
(4) 総務課長は、前号の精査にあたり、文書の文化財的価値を判断するのに必要と認めるときは、スポーツ文化交流課文化財保護室に意見を求めることができる。
2 「永年」保存文書は保存期間が10年を過ぎれば、適宜保存の必要性を検討し、保存の必要性が認められないものは廃棄することができる。ただし、歴史的、文化的価値の認められるものは、なお保存するよう努めなければならない。
3 前項により保存の必要性が認められない場合であっても、廃棄するにあたっては第1項の手順によらなければならない。
(廃棄上の注意)
第67条 廃棄しようとする文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、細かく切るなど適当な処置をしなければならない。
第9章 秘密文書の取扱い
(秘密の保持)
第68条 秘密の保全を要する事項を内容とする文書(以下「秘密文書」という。)は、特に細心の注意を払って取り扱い、当該文書に関係のある者以外の者には、その内容を漏らしてはならない。
2 秘密文書が紛失し、又はその秘密が漏れたときは、直ちに課長に報告し、課長は、総務課長に報告しなければならない。
(秘密文書の指定)
第69条 秘密文書の指定は、課長が行う。
2 秘密文書の指定は、必要最小限度にとどめなければならない。
(秘密文書の表示)
第70条 秘密文書で、秘密の取扱いを要する時期を限られないものにあっては、「秘」の文字を、当該時期を限ったもの(以下「時限秘の秘密文書」という。)にあっては、「時限秘」の文字を朱書きにより表示しなければならない。ただし、朱書きが困難な秘密文書については、課長が定める方法によりその旨を表示しなければならない。
2 時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを要する期限(以下「秘密取扱期限」という。)を明記しておかなければならない。
3 文書の性質上、秘密であることが職員に明らかな秘密文書で、課長の指定する文書については、第1項の表示を省略することができる。
(秘密文書の指定の解除)
第71条 課長は、秘密文書について、秘密の取扱いを要しなくなったときは、秘密文書の指定を解除する。
2 前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、秘密取扱期限の到来により、指定が解除されたものとみなす。
(秘密取扱期限の変更)
第72条 課長は、時限秘の秘密文書で、秘密取扱期限が到来する前に当該文書の秘密取扱期限を変更する必要があると認めるときは、その秘密取扱期限を変更することができる。
(秘密文書の複写、配付等)
第73条 秘密文書は、複写してはならない。ただし、事務執行上必要がある場合は、課長は、複写を行うことができる。
2 前項ただし書の規定により複写した文書を配付する場合は、その部数及び配付先を明らかにしておかなければならない。
3 第1項ただし書の規定により複写した文書は、第69条の秘密文書の指定を受けたものとみなす。
[第69条]
(秘密文書の決裁)
第74条 秘密文書(電子文書を除く。)は、起案者又はその上司が自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
(秘密文書の保管)
第75条 秘密文書(電子文書を除く。)の保管は、課長が行い、秘密の保持に努めなければならない。
2 秘密文書は、他の文書と区別し、施錠のできる保管庫等に厳重に保管しておかなければならない。ただし、秘密文書の形状、利用の状態等から保管庫等に保管しておくことが不適当なものにあっては、他の方法によることができる。
第10章 補則
(文書取扱いの特例)
第76条 支所、出張所、消防本部等の出先機関における文書の取扱いについて、この訓令により難いものについては、市長が別に定める。
(その他)
第77条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、市長が別に定める。
附 則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に保存されている文書で、合併前の長門市文書取扱規程(平成10年長門市訓令第2号)、三隅町役場処務規程(昭和42年三隅町訓令第1号)、日置町役場処務規程(昭和48年日置町規程第3号)、油谷町役場処務規程(昭和45年油谷町訓令第3号)又は長門地区広域行政事務組合文書取扱い並びに公文例式等に関する規程(昭和45年長門広域事務組合訓令第2号)の規定により保存期間を定められたものは、この訓令の相当規定により保存期間を定められた文書とみなす。
附 則(平成19年3月12日訓令第4号)
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この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成20年3月31日訓令第11号)
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この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成23年4月1日訓令第4号)
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この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月23日訓令第2号)
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この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月30日訓令第3号)
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この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成29年12月13日訓令第3号)
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この訓令は、平成29年12月13日から施行する。
附 則(平成30年4月1日訓令第5号)
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この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成30年12月26日訓令第15号)
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この訓令は、平成30年12月26日から施行する。
附 則(令和2年3月31日訓令第4号)
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この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和3年3月31日訓令第6号)
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この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和3年3月31日訓令第7号)
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この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和6年3月29日訓令第3号)
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この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
別表(第54条関係)
保存期間の基準
| 永年に属する期間 | 1 条例、規則、訓令等に関する制定及び改廃に関する文書並びに告示に関する文書
2 市議会議案、市議会報告及び議決結果その他市議会に関する重要なもの 3 請願、陳情等に関する文書(総務課が保管するものに限る。) 4 市行政の総合計画に関する文書 5 条例、規則等の解釈、運用方針等に関する文書(主管課が所掌するものに限る。) 6 通知、申請、届出、報告、進達等に関する文書で将来の例証となる特に重要なもの 7 諮問、答申等に関する文書で特に重要なもの 8 許可、認可、免許、承認、取消し等行政処分に関する文書で特に重要なもの 9 行政代執行に関する文書で重要なもの 10 訴訟及び土地収用採決に関する文書 11 副市長(平成19年4月1日前の助役及び収入役を含む。)、各行政委員会の委員及び監査委員の任免に関する文書(人事主管課が所掌するものに限る。)並びに附属機関の委員の任免に関する文書 12 職員の人事に関する文書(人事主管課が所掌するものに限る。) 13 市長及び副市長(平成19年4月1日前の助役及び収入役を含む。)の事務引継書 14 職員の長期給付及び恩給に関する文書 15 表彰に関する文書で重要なもの 16 市有財産の取得などに関する重要な文書及び財産台帳 17 廃置分合、境界変更及び未所属地域の編入に関する文書 18 市行政の沿革に関する文書で重要なもの 19 調査研究に関する文書、統計表、年報等で特に重要なもの 20 官報及び山口県報(図書館で保管するものに限る。) 21 市広報(広報担当課が所掌するものに限る。) 22 帳簿、台帳、名簿等で特に重要なもの 23 文書整理簿、文書分類表(文書台帳)その他文書管理に関する文書 24 予算、決算及び出納等に関する文書で特に重要なもの 25 その他永年保存をする必要があると認められる文書 |
| 10年に属する文書 | 1 重要な事業の計画及び実施に関する文書
2 通知、申請、届出、照会、回答、報告、進達等に関する文書で重要なもの 3 諮問、答申等に関する文書で重要なもの 4 許可、認可、免許、承認、取消し等行政処分に関する文書で重要なもの 5 行政代執行に関する文書 6 表彰に関する文書 7 市有財産の処分及び管理に関する文書で重要なもの並びに市有財産の管理に関する文書 8 調査研究に関する文書、統計表、年表等で重要なもの 9 帳簿、台帳、名簿等で重要なもの 10 予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの 11 行政上の助言、勧告及び指導等に関する文書で重要なもの 12 損失補償及び損害賠償に関する文書 13 職員の服務に関する文書で重要なもの及び定期昇給に関する文書(人事主管課が所掌するものに限る。) 14 契約に関する文書で重要なもの 15 貸付金に関する文書で重要なもの 16 審査請求その他の不服申立てに関する文書 17 その他10年間保存をする必要があると認められる文書 |
| 5年に属する文書 | 1 事業の計画及び実施に関する文書
2 通知、申請、届出、照会、回答、報告、進達等に関する文書 3 諮問、答申等に関する文書 4 許可、認可、免許、承認、取消し等の行政処分に関する文書 5 市有財産の管理に関する文書で軽易なもの及び市有財産の処分に関するもの 6 調査研究に関する文書、統計表、年報等 7 予算、決算及び出納に関する文書 8 行政上の助言、勧告、指導等に関する文書 9 職員の服務に関する文書(人事主管課が所掌するものに限る。) 10 契約に関する文書 11 貸付金に関する文書 12 帳簿、台帳、名簿等 13 工事の執行に関する文書 14 その他5年間保存をする必要があると認められる文書 |
| 3年に属する文書 | 1 事業の計画及び実施に関する文書で軽易なもの
2 通知、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書で軽易なもの 3 調査研究に関する文書、統計表、年報等で軽易なもの 4 予算、決算及び出納等に関する文書で軽易なもの 5 行政上の助言、勧告、指導等に関する文書で軽易なもの 6 休暇簿、時間外休日勤務命令書及び事務引継書その他職員の服務に関する文書 7 扶養親族届その他職員の給与、旅費及び被服貸与に関する文書 8 重要な講習会及び会議に関する文書 9 職員の健康管理その他職員の福利厚生に関する文書 10 監査及び検査に関する文書 11 職員の研修に関する文書 12 その他3年間保存をする必要があると認められる文書 |
| 1年に属する文書 | 1 通知、届出、照会、回答、報告、進達等に関する文書で特に軽易なもの
2 統計表、年報等の基礎となった調査表 3 予算、決算及び出納に関する文書で特に軽易なもの 4 職員採用試験等の願書、答案等 5 事務分担表 6 月報、日報及び日誌の類、証明に関する文書 7 その他保存期間が永年、10年、5年又は3年に属しない文書 |
別記様式第1号(第9条関係)
特殊物件交付簿
別記様式第2号(第9条関係)
電報発信簿
別記様式第3号(第16条関係)
収受印