| 永年に属する期間 | 1 条例、規則、訓令等に関する制定及び改廃に関する文書並びに告示に関する文書
2 市議会議案、市議会報告及び議決結果その他市議会に関する重要なもの
3 請願、陳情等に関する文書(総務課が保管するものに限る。)
4 市行政の総合計画に関する文書
5 条例、規則等の解釈、運用方針等に関する文書(主管課が所掌するものに限る。)
6 通知、申請、届出、報告、進達等に関する文書で将来の例証となる特に重要なもの
7 諮問、答申等に関する文書で特に重要なもの
8 許可、認可、免許、承認、取消し等行政処分に関する文書で特に重要なもの
9 行政代執行に関する文書で重要なもの
10 訴訟及び土地収用採決に関する文書
11 副市長(平成19年4月1日前の助役及び収入役を含む。)、各行政委員会の委員及び監査委員の任免に関する文書(人事主管課が所掌するものに限る。)並びに附属機関の委員の任免に関する文書
12 職員の人事に関する文書(人事主管課が所掌するものに限る。)
13 市長及び副市長(平成19年4月1日前の助役及び収入役を含む。)の事務引継書
14 職員の長期給付及び恩給に関する文書
15 表彰に関する文書で重要なもの
16 市有財産の取得などに関する重要な文書及び財産台帳
17 廃置分合、境界変更及び未所属地域の編入に関する文書
18 市行政の沿革に関する文書で重要なもの
19 調査研究に関する文書、統計表、年報等で特に重要なもの
20 官報及び山口県報(図書館で保管するものに限る。)
21 市広報(広報担当課が所掌するものに限る。)
22 帳簿、台帳、名簿等で特に重要なもの
23 文書整理簿、文書分類表(文書台帳)その他文書管理に関する文書
24 予算、決算及び出納等に関する文書で特に重要なもの
25 その他永年保存をする必要があると認められる文書
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| 10年に属する文書 | 1 重要な事業の計画及び実施に関する文書
2 通知、申請、届出、照会、回答、報告、進達等に関する文書で重要なもの
3 諮問、答申等に関する文書で重要なもの
4 許可、認可、免許、承認、取消し等行政処分に関する文書で重要なもの
5 行政代執行に関する文書
6 表彰に関する文書
7 市有財産の処分及び管理に関する文書で重要なもの並びに市有財産の管理に関する文書
8 調査研究に関する文書、統計表、年表等で重要なもの
9 帳簿、台帳、名簿等で重要なもの
10 予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの
11 行政上の助言、勧告及び指導等に関する文書で重要なもの
12 損失補償及び損害賠償に関する文書
13 職員の服務に関する文書で重要なもの及び定期昇給に関する文書(人事主管課が所掌するものに限る。)
14 契約に関する文書で重要なもの
15 貸付金に関する文書で重要なもの
16 審査請求その他の不服申立てに関する文書
17 その他10年間保存をする必要があると認められる文書
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| 5年に属する文書 | 1 事業の計画及び実施に関する文書
2 通知、申請、届出、照会、回答、報告、進達等に関する文書
3 諮問、答申等に関する文書
4 許可、認可、免許、承認、取消し等の行政処分に関する文書
5 市有財産の管理に関する文書で軽易なもの及び市有財産の処分に関するもの
6 調査研究に関する文書、統計表、年報等
7 予算、決算及び出納に関する文書
8 行政上の助言、勧告、指導等に関する文書
9 職員の服務に関する文書(人事主管課が所掌するものに限る。)
10 契約に関する文書
11 貸付金に関する文書
12 帳簿、台帳、名簿等
13 工事の執行に関する文書
14 その他5年間保存をする必要があると認められる文書
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| 3年に属する文書 | 1 事業の計画及び実施に関する文書で軽易なもの
2 通知、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書で軽易なもの
3 調査研究に関する文書、統計表、年報等で軽易なもの
4 予算、決算及び出納等に関する文書で軽易なもの
5 行政上の助言、勧告、指導等に関する文書で軽易なもの
6 休暇簿、時間外休日勤務命令書及び事務引継書その他職員の服務に関する文書
7 扶養親族届その他職員の給与、旅費及び被服貸与に関する文書
8 重要な講習会及び会議に関する文書
9 職員の健康管理その他職員の福利厚生に関する文書
10 監査及び検査に関する文書
11 職員の研修に関する文書
12 その他3年間保存をする必要があると認められる文書
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| 1年に属する文書 | 1 通知、届出、照会、回答、報告、進達等に関する文書で特に軽易なもの
2 統計表、年報等の基礎となった調査表
3 予算、決算及び出納に関する文書で特に軽易なもの
4 職員採用試験等の願書、答案等
5 事務分担表
6 月報、日報及び日誌の類、証明に関する文書
7 その他保存期間が永年、10年、5年又は3年に属しない文書
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