○長門市個人情報等の取扱いに関する管理規程
(平成29年12月1日訓令第2号)
改正
令和5年4月1日訓令第4号
令和6年3月8日訓令第1号
目次
第1章　総則(第1条・第2条)
第2章　管理体制(第3条－第9条)
第3章　教育研修と職員の責務(第10条・第11条)
第4章　保有個人情報等の取扱い(第12条－第22条)
第5章　情報システムにおける安全の確保等(第23条－第37条)
第6章　電子計算機室等の安全管理(第38条・第39条)
第7章　保有個人情報等の提供及び業務の委託等(第40条－第42条)
第8章　安全確保上の問題への対応(第43条・第44条)
第9章　監査及び点検の実施(第45条－第47条)
第10章　補則(第48条)
附則

第1章　総則
(趣旨)
第1条　この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）、長門市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例（平成27年長門市条例第32号。以下「番号利用条例」という。）及び個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。）に規定する個人情報及び特定個人情報等（以下「個人情報等」という。）の適切な管理のために必要な措置に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条　この訓令における用語の意義は、番号法第2条及び個人情報保護法第2条の定めるところによる。
第2章　管理体制
(総括保護管理者)
第3条　各課等における保有個人情報及び特定個人情報等（以下「保有個人情報等」という。）の管理に関する事務を総括させるため、総括保護管理者を置く。
2　総括保護管理者は、副市長の職にある者をもって充てる。
(保護管理者)
第4条　各課等における保有個人情報等を適切に管理させるため、保有個人情報等を取り扱う各課等に、保護管理者を1人置く。
2　保護管理者は、当該各課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
3　保護管理者は、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携して、その任にあたる。
(保護担当者)
第5条　保護管理者を補佐し、各課等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当させるため、保有個人情報等を取り扱う各課等に、当該各課等の保護管理者が指定する保護担当者を1人又は複数人置く。
(監査責任者)
第6条　保有個人情報等の管理の状況について監査させるため、監査責任者を置く。
2　監査責任者は、企画総務部長の職にある者をもって充てる。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第7条　総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
(事務取扱担当者等の指定)
第8条　保護管理者は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）を取り扱う職員（以下「事務取扱担当者」という。）並びにその役割を指定する。
2　保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定し、その利用目的を達成するために必要最小限の範囲において特定個人情報等を取り扱わせなければならない。
(組織体制)
第9条　保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1)　事務取扱担当者がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告連絡体制
(2)　保有個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等（以下「情報漏えい等」という。）の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から総括保護管理者等への報告連絡体制
(3)　保有個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(4)　保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
第3章　教育研修と職員の責務
(教育研修)
第10条　総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2　総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のため、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3　総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。
4　保護管理者は、当該各課等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のため、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
(職員の責務)
第11条　職員は、番号法及び個人情報保護法の趣旨に則り、関連する法令及び条例等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
2　職員は、保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、直ちに保護管理者に報告しなければならない。
第4章　保有個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第12条　保有個人情報等にアクセスする職員は、個人情報の収集の目的の範囲を超えて、当該保有個人情報等を利用し、又は提供してはならない。ただし、法令又は条例等の定めに基づく目的外利用についてはこの限りでない。
2　保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限る。
3　アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
4　職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第13条　保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1)　保有個人情報等の複製
(2)　保有個人情報等の送信
(3)　保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4)　その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第14条　保有個人情報等を取り扱う職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者に報告した上で、訂正等を行わなければならない。
2　特定個人情報等の取扱いに際しては、前項に定める行為について、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(媒体の管理等)
第15条　保有個人情報等を取り扱う職員は、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行わなければならない。
2　特定個人情報等の取扱いに際しては、前項に定める行為について、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(誤送付等の防止)
第15条の2　職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
(廃棄等)
第16条　保有個人情報等を取り扱う職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体（端末及びサーバに内蔵されているものを含む。）が不要となった場合には、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2　特定個人情報等の取扱いに際しては、前項に定める行為について、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(取扱状況の記録)
第17条　保護管理者は、個人情報保護法の規定に従い個人情報ファイル簿を整備し、保有個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
2　保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録しなければならない。
(外的環境の把握)
第17条の2　保護管理者は、保有個人情報等が外国において取り扱われる場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要な措置を講ずるものとする。
(個人番号の利用の制限)
第18条　保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法及び番号利用条例に定められた事務に限定する。
(特定個人情報等の提供の求めの制限)
第19条　個人番号利用事務又は個人番号関係事務（以下「個人番号利用事務等」という。）を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第20条　個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第21条　番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第22条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域（以下「取扱区域」という。）を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
第5章　情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第23条　保護管理者は、保有個人情報等（情報システムで取り扱うものに限る。以下この章（第35条を除く。）において同じ。）の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等（パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。）を使用して権限を識別する機能（以下「認証機能」という。）を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2　保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備（その定期又は随時の見直しを含む。）するとともに、パスワード等の秘密保持のために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第24条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録（以下「アクセス記録」という。）を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。
2　保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、そのアクセス記録を一定の期間保存し、アクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。
3　保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第25条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、情報システムに不正な侵入や利用があった場合に探知等できるよう適切な対策を講ずる。
(管理者権限の設定)
第26条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第27条　保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第28条　保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。）を講ずる。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第29条　職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2　保護管理者は、前項の保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第30条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。
2　職員は、前項の規定を踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第31条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限（当該機器の更新への対応を含む。）等の必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第32条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第33条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2　職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第34条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第35条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。
(バックアップ)
第36条　保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、施錠等できる安全な場所で保管する。
(情報システム設計書等の管理)
第37条　保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
第6章　電子計算機室等の安全管理
(電子計算機室等の入退管理)
第38条　保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域（以下「電子計算機室等」という。）に立ち入る者に対し、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2　保護管理者は、必要があると認めるときは、電子計算機室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3　保護管理者は、電子計算機室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備（その定期又は随時の見直しを含む。）、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(電子計算機室等の管理)
第39条　保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、電子計算機室等に施錠装置等の設置の措置を講ずる。
2　保護管理者は、災害等に備え、電子計算機室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第7章　保有個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報等の提供)
第40条　実施機関は、当該実施機関以外の者に保有個人情報（特定個人情報を除く。以下、本条において同じ。）を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。
2　実施機関は、当該実施機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
3　保護管理者及び事務取扱担当者は、番号法及び番号利用条例で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第41条　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1)　個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2)　再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3)　個人情報の複製等の制限に関する事項
(4)　個人情報の安全管理措置に関する事項
(5)　個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6)　委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7)　違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8)　契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項（再委託先がある場合においては再委託先の監査等に関する事項を含む。）
2　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
3　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。
4　委託先において、保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施する。保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
5　保有個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
(特定個人情報を取り扱う業務の委託)
第42条　保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるとともに、委託先と締結する契約書に次に掲げる事項を明記し、必要な事項について書面で確認する。
(1)　秘密保持義務
(2)　事業所内からの特定個人情報等の持出しの禁止
(3)　特定個人情報等の目的外利用の禁止
(4)　再委託を行う場合において付与する条件の内容
(5)　漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
(6)　委託契約終了後の特定個人情報等の返却又は廃棄
(7)　特定個人情報等を取り扱う従業者の明確化
(8)　従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定
(9)　市において必要があると認めるときは委託先に対して実地の調査を行うことができる規定
2　特定個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
3　特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先における特定個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。
4　特定個人情報等の取扱いに係る業務の委託をする際には、委託を受けた者において、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
5　委託先において、特定個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが第3項の措置を実施する。特定個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
6　特定個人情報等の取扱いに係る業務の委託を受けた者が再委託をする際には、委託する業務において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
7　特定個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等特定個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
第8章　安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第43条　保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、速やかに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する。
2　保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う（職員に行わせることを含む。）ものとする。
3　保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4　総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告する。
5　保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第44条　総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。
2　公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに総務省（行政管理局）に情報提供を行う。
第9章　監査及び点検の実施
(監査)
第45条　監査責任者は、保有個人情報等の適切な管理を検証するため、第2章から前章に規定する措置の状況を含む当該行政機関における保有個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査（外部監査を含む。以下同じ。）を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第46条　保護管理者は、各課等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第47条　総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第10章　補則
(その他)
第48条　この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附　則
この訓令は、平成29年12月1日から施行する。