○長門市住民基本台帳等の閲覧等に関する取扱規程
(平成17年3月22日訓令第12号)
改正
令和3年3月31日訓令第9号
(趣旨)
第1条　この訓令は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)に基づき、住民に関する記録の適正な管理を図るとともに、住民のプライバシーの保護及び差別的事象の未然の防止を図るため、住民基本台帳の閲覧並びに住民票の写し、戸籍の附票の写し及び住民票記載事項証明書の交付(以下「住民基本台帳等の閲覧又は交付」という。)に関する取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(住民基本台帳等の閲覧又は交付の請求)
第2条　市長は、法第11条第1項又は第12条第1項若しくは第2項若しくは第20条第1項の規定により住民基本台帳等の閲覧又は交付を請求する者に対し、請求書の提出を求めるとともに、法又は総務省令で定められている場合を除き、請求書に請求理由についての記載を求めるものとする。
2　市長は、前項の請求が次に掲げる者以外の者からあったときは、請求者に対し、閲覧又は交付の請求をしようとする住民票又は戸籍の附票に記載されている者(以下「本人」という。)の委任又は同意を証する書面(以下「委任状等」という。)の提出を求めるものとする。
(1)　本人
(2)　本人と同一世帯に属する者(戸籍の附票の写しの交付については、本人の配偶者又は直系血族の者)
3　市長は、次に掲げる者以外の者から、前項に規定する委任状等の提出のない住民基本台帳等の閲覧又は交付の請求があった場合は、疎明資料、身分証明書等必要な文書の提出又は提示を求めることができる。この場合において、必要に応じて住民基本台帳等の閲覧又は交付によって知り得た資料をその請求の目的以外には利用しない旨の誓約書(別記様式)を提出させることができる。
(1)　本人の配偶者又は直系血族
(2)　職務上の必要により請求する国又は地方公共団体の職員
(3)　職務上の必要により請求する別表に掲げる者
(住民基本台帳等の閲覧又は交付の拒否)
第3条　市長は、住民基本台帳等の閲覧又は交付の請求があった場合において、その請求が次に掲げる事項に該当するときは、当該請求に応じないものとする。
(1)　差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。
(2)　個人のプライバシーの侵害につながるおそれがあると認められるとき。
(3)　他人の名誉のき損につながるおそれがあると認められるとき。
(4)　その他住民基本台帳等の閲覧又は交付の制度の趣旨を逸脱して不当に利用されるおそれや、執務に支障があると認められるとき。
(住民基本台帳等の閲覧)
第4条　市長は、法第11条第1項の規定に基づき、住民基本台帳のうち次に掲げる事項に係る部分を閲覧に供するものとする。
(1)　氏名
(2)　出生の年月日
(3)　男女の別
(4)　住所
2　市長は、前項各号の内容について変更が生じたときは、速やかに改製又は修正を行うものとする。
(住民票の写しの交付)
第5条　市長は、住民票の写しの交付請求があった場合は、法第12条第4項の規定に基づき、特別の請求がない限り、法第7条中第4号、第5号及び第9号から第14号までに掲げる事項の記載を省略した写しを交付するものとする。
2　法第7条第13号に規定する住民票コードの記載された住民票の写しの交付の請求ができるのは、本人又は本人と同一世帯に属する者とし、当該住民票の写しの交付に当たっては、官公署の発行した本人の写真を添付した免許証、許可証又は身分証明書等で、請求者の確認をするものとする。
3　前項の規定による請求者の確認ができない場合又は本人の委任により請求があった場合は、当該本人あてに郵便により当該住民票の写しを交付するものとする。
(電話による照会)
第6条　市長は、電話による住民票又は戸籍の附票の記載事項に関する照会には応じないものとする。ただし、国又は地方公共団体の職員から職務上急を要する場合の照会については、照会者及び照会内容を確認の上、これに応じることができる。
(除票の取扱い)
第7条　消除された住民票及び消除された戸籍の附票の写しの交付の請求の取扱いについては、住民票及び戸籍の附票の写しの交付の請求の取扱いに準ずるものとする。
(雑則)
第8条　この訓令に定めるもののほか、住民基本台帳等の閲覧又は交付の運用に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附　則
1　この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
(経過措置)
2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の三隅町における住民基本台帳等の閲覧等に関する事務取扱要領(昭和60年三隅町要領第1号)又は日置町における住民基本台帳等の閲覧等に関する事務取扱要領(昭和60年日置町要領第1号)の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
別表(第2条関係)
1　戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)別表第1、法人の表に掲げる法人の役員又は職員
2　弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士